Privacybeleid

Laatste update: 26 juli 2026

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Erapilk („de Club”, „wij”, „ons”, „onze”) uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt. Dit beleid is van toepassing op iedereen die gebruikmaakt van onze diensten, onze vestigingen bezoekt, onze website gebruikt of deelneemt aan onze evenementen. Erapilk verbindt zich ertoe uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 („AVG“) en de geldende Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Oudegracht 214, 3511 NS Utrecht, Nederland
E-mail: info@erapilk.org
Telefoon:: +31 30 227 4581
Voor alle vragen over gegevensbescherming kunt u contact met ons opnemen via info@erapilk.org.

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Gegevens die u rechtstreeks verstrekt:
Volledige naam
Geboortedatum (voor leeftijdsverificatie)
E-mailadres
Telefoonnummer
Postadres
Gegevens over lidmaatschapsregistratie
Gegevens over registratie en deelname aan evenementen
Betalingsinformatie (lidmaatschapsbijdragen, inschrijvingen voor evenementen en reserveringen)
Correspondentie (e-mails, klachten)
Foto’s die tijdens evenementen van de Club zijn gemaakt (met uw toestemming)

Gegevens die automatisch via onze website worden verzameld:
IP-adres
Type en versie van de webbrowser
Besturingssysteem
Bezochte pagina’s en verblijftijd op de website
De website van waaruit u bent doorgestuurd
Cookiegegevens (zie paragraaf 9 en de aparte paragraaf „Informatie over cookies”)

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Verwerking en beheer van lidmaatschapsregistraties
Inschrijving van deelnemers voor toernooien, evenementen en seminars
Contact met u opnemen over evenementen, schema’s en nieuws van de Club
Verzending van nieuwsbrieven (alleen met uw uitdrukkelijke toestemming)
Verwerking van betalingen voor lidmaatschapsbijdragen, inschrijvingen voor evenementen en reserveringen
Controle van uw leeftijd en of u aan de vereisten voldoet
Het bijhouden van gegevens over de naleving van de principes van eerlijk spel en het waarborgen van de naleving van de Gedragscode
Het verbeteren van onze diensten, website en evenementen
Het beantwoorden van vragen, feedback en klachten
Het nakomen van wettelijke en regelgevende verplichtingen
Het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van onze gebouwen en bezoekers

4. Rechtsgronden voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen overeenkomstig artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b)): Verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst en de voorwaarden voor deelname aan evenementen, met inbegrip van registratie, communicatie en betalingsverwerking.
Toestemming (art. 6, lid 1, onder a)): In gevallen waarin u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor het abonneren op nieuwsbrieven en het maken van foto’s tijdens evenementen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f)): De verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen, met name om onze diensten te verbeteren, de veiligheid van onze gebouwen te waarborgen en onze Gedragscode en Gedragsregels na te leven. Wij wegen onze belangen af tegen uw rechten en vrijheden.
Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c)): De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de geldende wettelijke vereisten in Nederland en de EU, met name met betrekking tot financiële verslaglegging en het nakomen van fiscale verplichtingen.

5. Gegevensoverdracht en derden

Wij verkopen, verhuren of ruilen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende categorieën derde partijen, uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven:

Betalingssystemen: Voor de veilige afhandeling van lidmaatschapsbijdragen, inschrijvingen voor evenementen en andere betalingen.
IT- en hostingproviders: voor het hosten van de website, het leveren van e-maildiensten en het bieden van technische ondersteuning.
Boekhouders en financieel adviseurs: voor het nakomen van verplichtingen op het gebied van belasting- en financiële verslaglegging overeenkomstig de Nederlandse wetgeving.
Juridische adviseurs: indien nodig voor gerechtelijke procedures of het beslechten van geschillen.
Overheidsinstanties: indien dit wettelijk vereist is of in reactie op een gemotiveerd juridisch verzoek van een bevoegde instantie.

Alle externe verwerkers zijn verplicht uw gegevens te verwerken in overeenstemming met onze instructies en de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij zorgen ervoor dat er passende contractuele waarborgen zijn.

6. Internationale gegevensoverdracht

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien een verwerking de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER met zich meebrengt, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn in overeenstemming met de vereisten van de AVG. Deze waarborgen kunnen bestaan uit de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit dat van toepassing is op het land van bestemming.

7. Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang als nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor ze zijn verzameld, of in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Lidmaatschapsgegevens: Deze worden bewaard gedurende de looptijd van uw lidmaatschap en gedurende 2 jaar na afloop daarvan, tenzij de wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft.
Gegevens over registratie en deelname aan evenementen: Deze worden bewaard gedurende 2 jaar na afloop van het evenement.
Financiële en betalingsgegevens: Deze worden bewaard gedurende 7 jaar in overeenstemming met de Nederlandse belastingwetgeving (Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Abonnement op de nieuwsbrief: Deze gegevens worden bewaard totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.
Webanalysegegevens: Deze worden maximaal 26 maanden bewaard.
Correspondentie: Deze wordt gedurende 2 jaar na afhandeling van de kwestie bewaard, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Na afloop van de betreffende bewaartermijn worden persoonsgegevens op veilige wijze verwijderd of geanonimiseerd.

8. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

Veilige opslag van fysieke dragers in onze gebouwen
Versleuteling van digitale gegevens tijdens verzending en opslag
Toegangscontrole, waardoor de toegang tot gegevens beperkt blijft tot bevoegde medewerkers
Regelmatige herziening en actualisering van beveiligingsprocedures
Opleiding van het personeel op het gebied van gegevensbescherming en vertrouwelijkheid

Hoewel wij alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen, is geen enkele methode voor gegevensoverdracht of -opslag volledig veilig. Mocht u kennis nemen van eventuele beveiligingsproblemen, neem dan onmiddellijk contact met ons op via info@erapilk.org.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om de functionaliteit ervan te waarborgen, de gebruikerservaring te verbeteren en het gebruik van de website te analyseren. Raadpleeg het aparte hoofdstuk ‘Informatie over cookies’ onderaan dit privacybeleid voor gedetailleerde informatie over de soorten cookies die wij gebruiken en hoe u uw instellingen kunt beheren.

10. Nieuwsbrief

Als u zich abonneert op onze nieuwsbrief, verzamelen wij uw e-mailadres en, indien gewenst, uw naam. Wij versturen nieuwsbrieven uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming. Elke nieuwsbrief bevat een link om u af te melden, waarmee u uw toestemming op elk moment kunt intrekken. Na het afmelden worden uw gegevens onmiddellijk uit onze verzendlijst verwijderd.

11. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage (art. 15): U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
Recht op rectificatie (art. 16): U kunt verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
Recht op verwijdering (art. 17): U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij dit in strijd is met wettelijke bewaarplichten.
Recht op beperking van de verwerking (art. 18): U kunt verzoeken dat wij de verwerking van uw gegevens onder bepaalde omstandigheden beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): U kunt een kopie van uw gegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat.
Recht van bezwaar (art. 21): U kunt bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.
Recht op intrekking van toestemming: Indien de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om gebruik te maken van een van deze rechten, kunt u contact met ons opnemen via info@erapilk.org. Wij zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren. Voordat wij uw verzoek in behandeling nemen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen.

12. Instantie waarbij u een klacht kunt indienen

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG of de geldende Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nlWij raden u aan eerst contact met ons op te nemen, zodat wij uw vraag direct kunnen oplossen.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen, wettelijke vereisten of diensten weer te geven. Het bijgewerkte beleid wordt op onze website gepubliceerd met vermelding van de datum van de ‘laatste update’. Actieve deelnemers worden per e-mail op de hoogte gebracht van wezenlijke wijzigingen.

14. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of onze gegevensverwerkingspraktijken kunt u contact met ons opnemen via:
Erapilk,
Oudegracht 214, 3511 NS Utrecht, Nederland
E-mail: info@erapilk.org
Telefoon:: +31 30 227 4581